En ce qui concerne les communiqués de l'ère numérique, aucun ne partage l'omniprésence d'un bon e-mail à l'ancienne. Tout le monde participe au courrier électronique. En fait, selon les données recueillies par The Radicati Group, une firme d'études de marché axée sur la technologie, nous envoyons collectivement près de 270 milliards de courriels par jour . La rédaction de courriels est une partie tellement câblée et intégrée de la vie quotidienne qu'elle, comme marcher, parler et respirer, devrait être une seconde nature pour tout le monde à présent. En d'autres termes, il n'y a aucune excuse pour rédiger un e-mail de manière incorrecte.
Et pourtant, de nombreux e-mails sont remplis de défauts. (Je parierais que, sur ces 270 milliards, 260 milliards entrent dans cette catégorie.) Sujets de texte doux, salutations fallacieuses, choix de polices mal avisés - oh, et ne me lancez même pas sur le double espace ( ou le double trait d'union). Oui, il y a beaucoup de choses que vous pouvez foutre dans le processus de rédaction des e-mails. Ici, vous trouverez les contrevenants les plus fréquents - et apprendrez également à les corriger. Là où il n'y avait aucune excuse auparavant, il n'y a vraiment aucune excuse maintenant. Et pour des conseils plus étonnants sur la vie au bureau, découvrez les 25 façons géniales de vaincre le burn-out au bureau.
1 Vous vous déconnectez avec autre chose que "le meilleur".
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Cordialement . Merci . De mon mieux . Ou tout simplement rien du tout. Il existe d'innombrables approbations par e-mail parmi lesquelles choisir. Mais en utilisant bon nombre des plus courants, comme ces quatre-là, vous risquez de paraître trop formel, trop froid, trop faux-sincère ou trop distant (respectivement). Jouez prudemment en vous en tenant au meilleur éprouvé. Selon Patricia Napier-Fitzpatrick, cela fonctionne pour toutes les situations et atterrit en plein centre du diagramme formel-informel de Venn. Bref, c'est votre meilleur pari.
2 Vous utilisez des mots superflus dans des chaînes.
Une fois qu'une conversation est en cours, il n'y a pas besoin de salut ou de cher ou de remerciements ou mieux . (Doublement, donc si vous travaillez dans un bureau très soudé, où la conversation est plus qu'une simple nécessité de refroidir l'eau.) Salutations et récompenses encombrent votre courrier électronique et interrompent le flux de la conversation. Commencez chaque chaîne avec eux, bien sûr, mais abandonnez-les dès que possible.
3 Vous allez bien au-delà du nombre de mots.
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Selon une étude de 40 millions de courriels commerciaux, menée par les gens de Boomerang, l'application de productivité, la durée des courriels de vente est parfaite. Pour une efficacité maximale, assurez-vous que votre e-mail ne fait pas moins de 50 mots et pas plus de 125. (Oui, cela comprend les quatre à six mots que vous utilisez pour salut et au revoir .) Et pour plus de façons de maîtriser l'art de l'électronique messagerie, découvrez les 17 hacks Genius Email qui amélioreront votre vie.
4 Vous êtes à double interligne.
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Pour vieillir instantanément, mettez deux espaces à la fin de chaque phrase. Le double espace - une pratique que vous ne verrez que ces jours-ci dans les courriels d'avocats, de médecins et de vos grands-parents - est né d'un mandat de composition au 19e siècle. À cette époque, l'encre pouvait tacher et les périodes pourraient ne pas arriver à l'impression finale. L'espace supplémentaire a servi de coussin de clarté, pour ainsi dire, pour garantir qu'un lecteur saura, à coup sûr, qu'une phrase est terminée.
Une ère numérique fonctionnelle n'a pas besoin du double espace. En fait, les maisons d'édition, les journaux et les magazines ont progressivement éliminé la pratique du double interligne dans les années 40 , après l'avènement d'IBM Executive, une machine à écrire de haut niveau. Les amis, c'est 2018. Vous devriez espacer vos phrases comme. Cette.
Ne pas. Comme. Cette.
5 Vous avez un double trait d'union.
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L'em-dash (l'un d'eux: -) est la chose que vous essayez de faire. Appuyez simultanément sur les touches Maj, Alt et Tiret (celui-ci: -).
6 Vous utilisez la mauvaise signature mobile.
Vous avez sûrement vu des signatures de courriel dignes de grincements, dont la plupart ont tendance à provenir de la foule toujours active. ("Envoyé depuis un mobile. Veuillez pardonner à tous les tpyos", est un classique.) Ne faites pas les mêmes pièges. Si vous envoyez un e-mail depuis la route, dites-le simplement. Selon Ben Dattner, un coach exécutif, la meilleure signature d'e-mail mobile que vous pouvez avoir est aussi simple que: «Envoyé de la route». C'est clair, efficace et vient même avec le bonus supplémentaire d'évoquer un air de nonchalance semblable à Kerouac.
7 Vous copiez-collez mal.
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Si vous copiez du texte à partir d'une source externe - un document Word ou une feuille de calcul Excel, par exemple - vous voudrez effacer toute mise en forme avant d'appuyer sur envoyer . Sinon, votre texte s'affichera dans la boîte de réception du destinataire tous mélangés. Pour effacer la mise en forme, si vous êtes l'un des milliards d'utilisateurs de Gmail, mettez en surbrillance le texte à nettoyer et cliquez sur la petite case "TX". Vous le trouverez tout à droite de la barre d'outils des options de formatage. (C'est le bouton qui ressemble à ceci: A. )
8 Vous écrivez définitivement des messages OOO mal.
Comme Jane Scudder, professeur à l'école de commerce de l'Université Loyala de Chicago, le conseille, il y a un et un seul format à suivre lorsque vous rédigez un message d'absence:
Merci pour ton mail. Je suis OOO du mardi 12 juin au vendredi 15 juin sans accès au courrier électronique. Si cela est urgent, veuillez contacter à. Sinon, je répondrai à tous les messages à mon retour .
Pour obtenir des informations détaillées, comme s'il faut mettre fin au message lors de votre dernier jour ou de votre premier jour - ou s'il faut inclure un numéro de téléphone ou non - il suffit de consulter notre guide franchement trop complet sur la question.
9 Vous visser des pièces jointes.
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Ne faites jamais glisser et déposez des pièces jointes d'images dans un e-mail. Au cours du processus, vous pouvez définir les dimensions de l'image ou la taille du fichier, ce qui signifie que votre destinataire peut recevoir une version de résolution inférieure (laide et pixelisée) de la photo. Au lieu de cela, dirigez-vous vers l'icône de trombone dans votre e-mail et recherchez et téléchargez le fichier de cette façon.
10 Vous n'êtes pas hyperlien.
Lancer des URL au hasard dans le corps d'un e-mail est moche, lourd et, surtout, facile à corriger. Mettez simplement en surbrillance le texte que vous souhaitez créer un lien hypertexte, appuyez sur commande-K et collez l'URL dans le champ qui apparaît. Ensuite, votre texte ressemblera à ceci.
11 Vous utilisez trop de périodes.
Le langage évolue avec le temps, mais je ne parle pas seulement de mots avec des significations mercurielles ou de phrases transitoires qui ont été perdues dans l'histoire. La ponctuation change aussi. Prenez la période, par exemple. Pendant des siècles, cela a signifié qu'une phrase est terminée, et rien d'autre. Il était totalement dépourvu de toute substance ou émotion au-delà de cela.
Mais ces jours-ci, comme l'ont noté des chercheurs des universités de Binghamton et de Rutgers, mettre fin à une phrase dans une période peut sembler, au mieux, sec ou, au pire, en colère. (Bien que vous n'ayez pas besoin de la science pour vous dire que chaque "C'est bien." Ou "Non." Que vous recevez ressemble à un tour de passe-passe.) Donc, à moins qu'il ne s'agisse d'un e-mail officiel, minimisez votre période d'utilisation. Utilisez une ponctuation moins sévère (tirets, ellipses, virgules, deux-points et points-virgules) pour enchaîner vos pensées.
12 Vous faites des lignes d'objet tout faux.
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La plupart des boîtes de réception de courrier électronique de bureau coupent l'affichage de la ligne d'objet à 60 caractères. Sur les smartphones, cependant, cet affichage est coupé avec un nombre de caractères aussi bas que 25, selon l'appareil. (Des écrans plus grands, comme ceux de l'iPhone 8 Plus, afficheront jusqu'à 30 caractères.) Pour vous assurer que l'intégralité de votre ligne d'objet est lue, restez bref et doux. Oh, et n'oubliez pas de le remplir. Peu de choses sont plus circonspectes que de recevoir un e-mail "(sans objet)" d'un inconnu.
13 Vous utilisez la mauvaise police.
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Helvetica est banale. Times New Roman est hautain. Comic Sans est… juste, non. Lorsque vous rédigez des e-mails, respectez la base: Sans Serif. C'est simple et facile à lire. De plus, la police s'affiche sur chaque navigateur Web, de sorte que votre message sera livré comme prévu, avec toutes les stylisations de police intactes (italique, gras, souligné, ce genre de chose), à votre destinataire.
14 Vous mettez tout en un seul paragraphe.
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Regrouper tout votre texte ensemble est inesthétique et, selon ce que vous dites, désorganisé - à un degré déroutant. Suivez cette règle: chaque paragraphe doit avoir un point, et chaque point mérite son propre paragraphe (même s'il ne s'agit que d'une seule phrase). Décomposez votre texte en conséquence.
15 Vous faites des fautes de frappe.
Tu es meilleur que ça.
Ari Notis Ari est rédactrice en chef, spécialisée dans les nouvelles et la culture.