Chaque travailleur acharné connaît l'extase pure de se connecter à son e-mail professionnel et d'activer le système d'alerte «hors bureau» avant un grand voyage. (Honnêtement, y a-t-il une meilleure sensation?) Mais quand vous voyagez autant que moi - en tant qu'écrivain indépendant, je passe pratiquement la moitié de ma vie à 30 000 pieds et sur un sol étranger - vous apprenez un sale petit secret: vous devriez jamais, jamais, jamais, désactivez cette alerte. Sérieusement. Je ne. Mon alerte d'absence du bureau est activée, que je sois en Chine ou assis à mon bureau dans mon appartement à New York. Oui, il est activé en ce moment, merci beaucoup.
Cela semble fou? Ce n'est pas! Et, pour mémoire, je suis sérieux. En fait, je parierais que c'est le plus grand piratage de productivité que l'on puisse faire qui restaurera également la santé mentale de votre vie bien remplie.
Maintenant, je sais que beaucoup d'entre vous n'auront pas l'estomac pour cela, surtout si vous avez un travail de jour dans un espace de travail à plan d'étage ouvert, mais je vous exhorte à l'essayer quand même - faites simplement savoir à vos coéquipiers ce que vous fais. (Mais non, ne le dites pas à vos clients.) Si vous gardez votre messagerie électronique hors du bureau à tout moment, vous serez plus heureux, vous serez moins stressé et vous ferez plus de choses que vous avez jamais imaginé. Alors lisez la suite et envoyez-moi un e-mail plus tard pour me remercier. Et pour des conseils de vie plus intelligents, découvrez comment la liste de lecture Spotify Secret de Bill Murray augmentera votre productivité.
1 Vous vous sentirez super poli
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Divulgation complète: je suis britannique. Et oui, nous sommes préprogrammés pour être polis, donc je considère la réponse automatique comme l'équivalent numérique de hocher la tête quand quelqu'un me salue. Ne méritons-nous pas tous une telle courtoisie?
2 Vous ne vous inquiétez pas des messages non répondus
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Rappelez-vous comment votre corps entre parfois dans ce mini-combat ou vol lorsque votre téléphone bourdonne dans votre poche? C'est le patron? Est-ce mon client en colère? J'espère que c'est juste une excellente newsletter!
Nous allons embrasser ces sentiments au revoir, parce que devinez quoi? Vous y êtes déjà retourné. Avez-vous déjà entendu parler de "l'apnée des e-mails?" C'est une vraie chose. Avoir un robot - vous frappez instantanément vos collègues et amis atténuera toute votre anxiété.
3 Vous savez qu'ils savent que vous avez reçu leur e-mail
Parce que "Avez-vous reçu mon e-mail?" les e-mails sont une perte totale de bande passante Internet.
4 Vous êtes instantanément plus productif
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Une étude a montré que les cols blancs comme moi passent plus de 25 pour cent de la journée à répondre aux e-mails - et voici le problème: c'était en 2004! Libéré de la pression des e-mails, je peux me concentrer sur ce qui compte: le travail. Traduction: je suis au moins 25% plus productif que vous.
5 Vous pouvez éviter les demandes désagréables
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On nous a tous demandé de nous attaquer à des projets que nous ne voulons pas, ou nous avons posé des questions auxquelles nous ne savons pas trop comment répondre. Cet répondeur automatique est le plus grand mécanisme de contournement ou de blocage au monde qui offre une solution à l'épreuve de l'embarras. Ignorez un e-mail assez longtemps après avoir confirmé qu'il a été reçu, et cette demande maladroite pourrait bien ne jamais être répétée. Pour plus de conseils optimistes, voici 70 astuces de génie pour être instantanément heureux.
6 Cela vous donne l' impression d'être en vacances, même si vous n'êtes pas
Je mets à jour ma réponse automatique chaque semaine avec des informations pertinentes - un changement de fuseau horaire, par exemple - et ce dernier clic quand il sera mis en ligne? Le sentiment est comme une mini-vacances en soi. Oh, et en parlant de vraies vacances: si vous voyagez bientôt, connaissez ces astuces de voyage de niveau expert.
7 Vous êtes beaucoup moins distrait
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Je ne suis pas facilement distrait, mais tout le monde peut souffrir de hoquet de concentration. En fait, des études montrent qu'il faut entre 64 secondes et 67 secondes pour revenir à leur mode de pensée d'origine après un arrêt aux stands dans leur boîte de réception. La mise en sourdine - de sorte que vous ne ressentiez pas le besoin de vérifier constamment votre téléphone - pourrait vous faire économiser jusqu'à une heure par jour.
8 personnes vous aimeront
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Vous pensez peut-être que vos collègues et amis seront offensés par votre absence. C'est tout le contraire: j'ai trouvé que beaucoup apprécient réellement la réponse automatique, car c'est un signe de bonne communication. De nombreux récipiendaires pour la première fois m'envoient également un courrier électronique, envieux, avec une forme de: "J'aimerais bien y avoir pensé!"
9 Vous avez moins de soucis
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Nous sommes tous un peu paresseux. Et de nos jours, il est si facile de déléguer certaines tâches à des collègues. Flash info: Souvent ce collègue est moi. Eh bien, avoir la réponse automatique toujours active repousse cet instinct: plutôt que d'attendre ma réponse, ces gens résolvent souvent tout ce dont ils ont besoin de manière indépendante.
10 Vous savez ce qui est vraiment urgent
Au lieu de marquer de manière passive et agressive un message avec un point d'exclamation, ces rebonds forcent leurs collègues et amis à prouver l'urgence de leur message. Vont-ils vraiment m'appeler? Le bureau est-il vraiment en train de brûler?
Oui, l'absentéisme élimine toutes les tâches essentielles des kinda-maybes.
11 personnes vous écrivent… Moins!
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À long terme, une fois que les gens savent que vous n'êtes pas un esclave des e-mails qui répond à chaque message, vous constaterez que le déluge de votre boîte de réception ralentit. Croyez-moi: c'est un fait.
12 Vous vous sentez super professionnel
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Je suis indépendant et je n'ai pas d'assistant. Je traite donc cet OOO comme la version numérique virtuelle d'une sono old school, prenant un message après toute demande et promettant de le transmettre. Cela me fait me sentir plus professionnel, même lorsque je suis assis en pyjama à 15h.
13 Il vous aide avec les spams
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Comme tout le monde, je reçois beaucoup de spams, en tant que journaliste, souvent sous forme de communiqués de presse. Ma réponse automatique, toujours active, peut également aider ici: n'ayez pas peur d'ajouter une dernière phrase du type: "S'il s'agit d'une newsletter ou d'un service de spam automatisé, veuillez me désinscrire." Les robots rechercheront ce mot et agiront en conséquence, tout comme les êtres humains. C'est comme une version maison de Unroll.
14 Il vous permet de réaffirmer le contrôle
Oui, cette boîte de réception encombrée est comme un parent tenace, ne faisant que attirer l'attention. Selon une étude, nous pensons que nous ne vérifions les e-mails qu'une fois par heure, mais la vérité est que cela ressemble plus à toutes les cinq minutes. Une réponse automatique me remet en pole position, donc je peux allouer certains temps pour répondre à tous les messages qui semblent importants - ou ne pas répondre du tout.
15 Vous ne répondrez plus à chaque e-mail que vous recevez
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À moins que vous ne travailliez au service à la clientèle, répondre aux courriels ne fait pas partie de votre description de travail. Les répondeurs automatiques offrent une période de refroidissement intégrée pour votre boîte de réception: inspirez profondément dans la salle de respiration que cela vous offre, et vous serez moins anxieux de simplement ignorer un ou deux messages.
16 Vous pouvez l'utiliser à votre avantage
Si vous êtes réfléchi, cela peut être un bon outil promotionnel: incluez un lien hypertexte (comme celui-ci) vers n'importe quel projet récent que vous avez terminé sur le rebond, et vous vous êtes mérité un RP gratuit et automatisé.
17 Parce que qu'est-ce qui peut arriver de pire?
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À une époque troublée par la pêche à la traîne, nous sommes devenus délicats à propos de l'assertivité simple et sans fioritures. Une simple note qui dit: «Restez avec moi car ma boîte de réception est surchargée et je vous répondrai dès que possible» est rafraîchissante et directe.
18 Vous apprenez à laisser vos e-mails fonctionner pour vous
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J'ai trouvé que l'ajout d'une phrase disant: "S'il s'agit d'une demande d'aide ou d'un article, je suis extrêmement reconnaissant pour votre e-mail; il n'y a pas besoin de suivi, car je vous répondrai certainement si je veux discuter plus. " Cette réponse standardisée réduira probablement le nombre d'e-mails auxquels vous devez même répondre de 20%.
19 Vous serez unique
À en juger par les réactions que j'obtiens, peu de gens le font.
20 Vous obtiendrez un excellent boost d'ego
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Cette réponse automatique télégraphie tacitement à vos correspondants: "Je suis juste un peu plus important que vous."
Faites-le, et possédez-le.
