Jours de vacances. Jours de maladie. Journées personnelles. Vacances. Au grand dam de votre patron, c'est l'inévitabilité de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée: vous passerez un peu de temps loin de votre bureau - et ce sera plus qu'une simple pause déjeuner. Et pour les millions d'employés de bureau, une chose est absolument essentielle pour les jours où vous n'êtes pas enchaîné au clavier: le message d'absence du bureau.
Désormais, créer le parfait message d'absence du bureau est autant un art qu'une science. Il doit être professionnel mais agréable, concis mais informatif, franc mais poli. "La clé est de clarifier les cinq choses suivantes", explique Jane Scudder, coach de vie, de leadership et de carrière certifiée, et professeur à la Loyola University Chicago Business School. "Lorsque vous êtes absent; lorsque vous revenez; si vous consultez les e-mails ou non; si vous êtes disponible par téléphone ou non; et qui contacter en votre absence." Après cela, elle dit: "Le reste est juste du style!"
Dans cet esprit, voici son format recommandé qui fonctionnerait dans toutes les situations:
Merci pour ton mail. Je suis OOO du mercredi 15 novembre au vendredi 17 novembre sans accès au courrier électronique. Si cela est urgent, veuillez contacter à. Sinon, je répondrai à tous les messages à mon retour .
Comme vous pouvez le voir, vous n'avez pas besoin de dire pourquoi vous êtes absent; ce n'est l'affaire de personne d'autre que la vôtre et, selon les circonstances, celle de votre patron. Scudder est également sûr de noter que l'indication de la disponibilité de votre téléphone ou de votre courrier électronique est également facultative, mais qu'il est acceptable "d'indiquer que vous vérifierez par intermittence". Vous pouvez également remarquer qu'il s'agit de "tous les messages" et non de "votre message". Bien qu'il puisse être tentant de personnaliser votre message d'absence du bureau, l'utilisation de "tous les messages" rappellera subtilement au destinataire que, hé, vous analysez beaucoup d'e-mails - cela peut prendre un certain temps avant de répondre.
Enfin, une note sur les dates. Il y a un certain désaccord familier sur la signification de la plage de dates dans votre message: la deuxième date indique-t-elle que vous revenez ce jour-là ou que c'est le dernier jour où vous serez absent? Sur ce point, Scudder est ferme: il indique le dernier jour où vous serez absent.
Quelques règles supplémentaires à garder à l'esprit: si votre temps de congé s'étend sur un week-end et que vous serez de retour à la première heure lundi, il n'est pas nécessaire de mentionner le dimanche précédent dans votre message d'absence; la plupart des gens ne travaillent pas le week-end, donc le vendredi précédent est très bien. Mais, si vous revenez un jour plus tard dans la semaine, assurez-vous d'inclure le week-end dans votre espace temps, comme ceci: du mercredi 15 novembre au mardi 21 novembre .
Maintenant que vous maîtrisez la rédaction d'un message d'absence du bureau, découvrez pourquoi vous devriez envisager de le laisser allumé en permanence, par quelqu'un qui laisse le sien en permanence.
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Ari Notis Ari est rédactrice en chef, spécialisée dans les nouvelles et la culture.