Selon le Bureau d'éthique commerciale (Better Business Bureau), le Top 20 des entreprises se plaignait le plus de «Business Reports». Toutefois, si vous respectez les conditions du contrat et adoptez une approche directe avec votre lettre d'annulation, vous pouvez vous protéger contre les extensions d'adhésion non désirées.
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Examen du contrat
Avant d'écrire votre lettre d'annulation, regardez attentivement le contrat. Si vous vous êtes inscrit pour une période d'adhésion spécifique, vous êtes tenu de remplir les conditions avant que votre annulation puisse être traitée. Cependant, votre gymnase peut permettre une annulation anticipée dans certaines circonstances. Par exemple, en fonction de vos conditions contractuelles et de la législation de votre État, vous pouvez être admissible à une annulation anticipée si vous déménagez à une certaine distance du gymnase ou si un problème de santé vous empêche de faire de l'exercice.
Commencez par le premier
Adressez votre lettre d'annulation à la personne ou au service approprié comme indiqué dans votre contrat. Si votre contrat ne précise pas à qui et à quelle adresse vous devez adresser des lettres d'annulation, appelez le gymnase pour plus de précisions. Sinon, vous risquez un retard dans le processus à la fin du gymnase. Adressez-vous respectueusement à la personne responsable du traitement des annulations, en commençant votre lettre avec Cher M. Jones, par exemple.
Ouverture Paragraphe
Pour annuler votre adhésion, le gymnase a besoin de votre nom et de votre numéro de membre. Fournissez-le dès le départ et clarifiez-le à nouveau lors de votre clôture. Ce paragraphe n'a besoin que de deux à trois phrases, comme dans l'exemple ci-dessous:
Je m'appelle Chris Smith et cette lettre sert d'avis officiel de mon intention d'annuler mon adhésion au club de gym. Le numéro de membre attribué à mon compte est 555555.
Centre Paragraphe
Prenez des indices du contrat pour vous aider à couvrir toutes vos bases légales dans le deuxième paragraphe. Si vous avez respecté les conditions de votre contrat, dites-le ici. Si vous êtes admissible à une annulation anticipée, reportez-vous aux conditions auxquelles vous êtes admissible. Les salles de gymnastique exigent généralement 30 à 45 jours de préavis pour les annulations et vous devriez inclure une référence à ceci ici aussi. Gardez-le directement, comme dans le modèle suivant:
Mon adhésion est admissible à l'annulation le 1er février. Veuillez considérer cette lettre comme votre avis officiel de 30 jours de mon intention d'annuler, conformément aux modalités du contrat.
Lettre de clôture
Après un bref dernier paragraphe, terminez votre lettre par une clôture amicale. Envoyez la lettre par courrier certifié afin que vous ayez une preuve de la réception de la lettre par le gymnase.Ceci est préféré à la livraison manuelle. Si votre contrat vous oblige à remplir une demande d'annulation au gymnase, complétez-le en plus de l'envoi de la lettre d'annulation. Gardez votre conclusion rapidement et au point, comme suit:
Merci d'avance pour le traitement de mon annulation d'adhésion en temps opportun. Si vous avez besoin de me contacter, je peux être contacté au 555-555-5555.
Cordialement, Chris Smith, membre # 555555 111 Hwy 1 Jonestown, PA 11111
