Lorsque Chris Flint a décroché son premier emploi de directeur, en tant que chef du développement des succursales chez Securities America, il a immédiatement institué une réunion hebdomadaire du personnel. Et pourquoi pas? Flint avait l'œil sur le bureau du coin, et garder un œil sur la productivité de son équipe était essentiel pour y arriver. "Malheureusement, ce n'était pas la façon de le faire", rit Flint, qui est finalement parvenu à la même conclusion que l'humoriste Dave Barry - que les réunions sont comme des funérailles: "Vous avez un rassemblement de personnes qui portent des vêtements inconfortables et préfèrent être ailleurs. La principale différence est que la plupart des funérailles ont un but précis."
Pour être sûr, Microsoft a interrogé 38 000 cadres dans le monde et a trouvé un consensus. Plus des deux tiers estimaient que les réunions étaient improductives et inefficaces. Flint a résolu son problème en divisant son heure de mise à jour hebdomadaire en courtes sessions avec des employés individuels. Voici comment maximiser vos propres assemblées de personnel. Et si vous vous trouvez à l'autre bout, en tant que participant et non en tant que patron, voici 14 façons de conquérir votre prochaine réunion et peut-être de vous retrouver vous-même dans le fauteuil du patron.
1 Limiter la fréquentation
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Appliquez le même principe aux réunions que pour l'emballage des valises: plus vous essayez de vous y adapter, plus elles deviennent lourdes. En règle générale, incluez les participants (décideurs et exécutants clés), et non les observateurs (personnel non essentiel), explique Death by Meeting: A Leadership Fable… À propos de la résolution du problème le plus douloureux dans les affaires, Patrick Lencioni, auteur.
2 Créez un agenda
La désorganisation est le plus grand reproche parmi les travailleurs qui assistent à des réunions d'affaires, selon un sondage d'opinion Research USA. En plus d'énumérer les sujets à couvrir, donnez à chaque élément un délai. "Cela fera avancer le dialogue", explique Lencioni, qui conseille également de laisser votre personnel fixer l'ordre du jour. "S'ils savent que la réunion sera pertinente pour eux, ils l'attendront avec impatience."
3 Injecter du drame
Les bonnes réunions, comme les bons films, attirent leur public dans les premières minutes. Que vous expliquiez les conséquences des dépenses ministérielles excessives ou comment la concurrence intensifie son jeu, «il est essentiel que les gens sachent ce qui est en jeu», dit Lencioni. Et utilisez votre langage corporel pour transmettre le point - c'est l'une des quatre façons d'être instantanément un meilleur patron.
4 Restez sur la bonne voie
Idéalement, votre agenda agira comme un navigateur GPS, empêchant quiconque de dévier de sa route. Si ce n'est pas le cas, encouragez les gens à parler dans les gros titres, en proposant d'abord des conclusions, puis en les appuyant sur des faits ou des détails. Créez également une liste non inscrite à l'ordre du jour pour les sujets interdits à la réunion.
5 Suivi
Lorsque des décisions sont prises, fixez immédiatement des délais pour leur exécution. "L'une des raisons pour lesquelles les gens trouvent les réunions perturbantes est qu'ils ne voient pas de résultats", explique Lencioni. "Votre travail consiste à leur montrer que les réunions sont la façon dont les choses se font."
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