De toutes les choses qui causent une quantité ridicule de stress dans la vie, le courrier électronique est définitivement un gros problème. Et étant donné qu'une étude a révélé que 28% de la semaine de travail moyenne est consacrée à la lecture et à la réponse aux e-mails, c'est certainement quelque chose qui vaut la peine d'essayer de trouver une meilleure façon de gérer. Que ce soit les e-mails de fin de soirée de votre patron qui vous poussent à monter le mur ou tout simplement la quantité d'e-mails obstruant votre boîte de réception en général, voici 27 façons de commencer à être un utilisateur de messagerie sans stress en ce moment. Et pour plus de façons de maîtriser cet art auquel nous sommes tous redevables tous les jours, consultez les 17 hacks de messagerie Genius qui amélioreront votre vie.
1 Se désinscrire. Se désabonner. Se désabonner.
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Vous recevez déjà une tonne d'e-mails de personnes que vous connaissez, donc tous les e-mails provenant des magasins, des publications en ligne et d'autres endroits aléatoires ne font qu'encombrer encore plus votre boîte de réception. Parcourez et désabonnez-vous aux endroits qui ne vous intéressent pas. Et s'il y en a trop à gérer vous-même, utilisez un service comme Unroll.me qui peut vous aider à débarrasser votre boîte de réception de centaines d'abonnements stressants en quelques minutes.
Restez hors ligne pendant les vacances.
Vacances signifie ne pas avoir à entendre une seule demande de votre part, même par e-mail. Alors pourquoi vérifiez-vous encore pendant votre temps libre? La seconde où vous partez pour votre voyage, allumez un message d'absence pour toute personne qui envoie quelque chose à votre façon - et n'osez pas penser à vous enregistrer. Bien sûr, les gestionnaires ne sont pas exactement les meilleurs pour donner à leurs employés des informations personnelles. espace quand ils sont hors de l'horloge, mais vous avez le droit de profiter de votre email vacay et sans stress. Désintoxication numérique, vous voilà. Et pour découvrir d'autres façons incroyables de tirer le meilleur parti de votre courrier électronique, consultez les 15 façons dont vous écrivez des e-mails erronés.
3 Allez stylo et papier.
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Parfois, être un utilisateur de messagerie électronique sans stress signifie s'éloigner de la technologie et saisir de bons vieux stylos et du papier. Selon une étude de la Harvard Business School, noter une "liste de réponses" des e-mails entrants que vous devez adresser peut vous aider à les traiter plus efficacement. Une fois que vous avez fait votre liste, répondez à ce qui doit réellement être répondu et oubliez le reste.
4 Utilisez la fonction "Réponse intelligente" de Gmail.
5 Limitez votre e-mail à un seul appareil.
Ces jours-ci, vous avez accès à votre messagerie électronique partout où vous vous tournez: votre ordinateur portable, votre téléphone, votre tablette et votre montre intelligente (si, vous le savez, vous en avez un). Oui, ça fait beaucoup de notifications. Une enquête de Future Work Center a révélé que ceux qui ont reçu des e-mails sur leurs appareils avaient un niveau de stress plus élevé - c'est juste trop de données pour une seule personne à gérer et à rester sain d'esprit. Au lieu de cela, essayez de vérifier uniquement vos e-mails sur un seul appareil, pas tous. Et pour plus de façons de maîtriser cet art de tous les jours, ne manquez pas les 15 e-mails froids ouverts qui vous distinguent.
6 Ne vérifiez vos e-mails qu'à certains moments.
7 Et certainement ne le vérifiez pas le matin ou le soir.
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La technologie permet aux gens de travailler 24h / 24 et 7j / 7 s'ils le souhaitent: vous n'avez vraiment jamais à vous arrêter. C'est certainement une bonne chose de garder une partie de votre journée sans e-mail. Selon les gens du Future Work Center, les participants au sondage ont déclaré que vérifier leurs messages le matin ou plus tard le soir augmentait leur niveau de stress. Et comment cela ne peut-il pas? Vous voyez des choses qui entraînent simplement plus de pression de la part de votre patron, de vos connaissances et de tout le monde dans votre vie. En vous arrêtant, vous vous donnerez enfin la chance de vous ressourcer.
8 Remplissez le champ "à" en dernier.
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Combien de fois avez-vous envoyé un e-mail avant d'être prêt à l'envoyer? Ou avez-vous réalisé que vous aviez fait une erreur après avoir appuyé sur ce bouton? Comme tout le monde peut en témoigner, ce n'est pas un bon sentiment. Gmail dispose d'une fonctionnalité "Annuler" qui vous permet, pendant une courte période, de "ne pas envoyer" d'e-mails, mais il existe un moyen simple d'éviter tout incident en premier lieu. Jusqu'à ce que votre e-mail soit relu et prêt à être utilisé, laissez le champ "À" vide. Ensuite, lorsque vous êtes prêt à envoyer, vous pouvez saisir le nom du destinataire et envoyer votre e-mail sans problème.
9 Ne laissez pas votre e-mail ouvert toute la journée.
Si vous êtes le genre de personne qui a toujours son e-mail ouvert et qui est constamment distrait par mes messages entrants, arrêtez cette habitude immédiatement. Selon les données de l'enquête de Future Work Center, ceux qui regardent leurs e-mails toute la journée ont subi plus de pression de la part desdits e-mails. Gardez donc vos enregistrements au minimum pour réduire votre stress.
Passez par votre boîte de réception dans l'ordre.
Il est courant de parcourir votre boîte de réception à la recherche des e-mails les plus prioritaires pour répondre en premier, mais selon l'écrivain Brian Christian, cela ne fera que perdre beaucoup de temps. Au lieu de cela, il dit de commencer par le haut, puis de descendre, en décidant ce qui doit être répondu et ce qui ne va pas jusqu'à ce que vous ayez complètement terminé.
Définissez un arrêt dur.
Dire que vous ne vérifierez pas vos e-mails la nuit pourrait fonctionner, mais vous savez ce qui fonctionne encore mieux? Définir une heure limite réelle, vous n'êtes plus autorisé à parcourir votre boîte de réception plus longtemps. Au lieu de laisser la règle aussi ouverte, avoir un moment précis pour vous arrêter et profiter de votre soirée sans e-mail fait une énorme différence dans votre niveau de stress. Et pour plus de moyens de déstresser et de décompresser, découvrez les 20 façons géniales de tuer le temps sans smartphone.
12 Notifications de silence.
Peu importe le nombre de fois que vous définissez pour vérifier vos e-mails tout au long de la journée, vous ne devriez jamais avoir ces notifications. Soyons réalistes: voir ces pings apparaître indéniablement vous stressera encore. Le simple fait de les éteindre et de garder votre bureau et votre téléphone un peu plus silencieux fait toute la différence dans votre bien-être.
13 Gardez votre boîte de réception propre et organisée.
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Tout comme vous garderiez votre espace de travail propre, vous souhaitez également garder votre boîte de réception en ordre. Selon des recherches de l'Université du Michigan, une façon d'aider à gérer le stress des e-mails est de profiter de certains des organisateurs internes à votre disposition dans votre boîte de réception. Créez des dossiers pour organiser vos e-mails par catégorie, étiquetez et hiérarchisez vos e-mails, et configurez des filtres pour organiser les e-mails lorsqu'ils arrivent dans votre boîte de réception.
14 Ne lisez pas les courriels le week-end.
Si vous n'avez pas l'impression de travailler pendant le week-end, si vous gardez simplement un œil sur les e-mails qui arrivent, mais en faisant cela, vous ne vous autorisez pas à vous éteindre et à vous revitaliser pour la semaine à venir. Si la tentation est toujours là, supprimez simplement votre application Gmail de votre téléphone le vendredi après le travail et remettez-la le lundi. (Des temps désespérés appellent des mesures désespérées.) Ou, configurez un service qui interrompt votre boîte de réception.
15 Mettez votre boîte de réception en pause.
Pour suspendre votre boîte de réception, utilisez un outil comme Pause de la boîte de réception, qui fonctionne à la fois pour Gmail et Outlook. Fondamentalement, cela empêche l'arrivée de nouveaux e-mails jusqu'à ce que vous décidiez de les autoriser à nouveau. Que ce soit pendant la journée lorsque vous essayez de profiter de vos week-ends, cela vous donnera sûrement une tranquillité d'esprit.
16 Profitez des services organisés par e-mail.
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Si le simple fait de regarder dans votre boîte de réception vous fait vous sentir dépassé par les centaines de courriels non ouverts que vous n'avez toujours pas consultés, utilisez un service comme Sane Box. Il vous aide à nettoyer votre boîte de réception et à organiser ce qui s'y trouve, à placer des e-mails importants où vous pouvez les voir, à envoyer des e-mails gênants dans un dossier que vous pourrez consulter plus tard, et à mettre les newsletters et les abonnements en un seul endroit. Fondamentalement, il deviendra votre meilleur ami contre le stress. Et pour plus de façons de passer sous l'arme du stress technologique, découvrez les 20 façons dont les médias sociaux nous stressent.
17 Triez votre boîte de réception via l'application.
L'une des façons les plus simples d'organiser votre boîte de réception est de le faire via Sortd, qui vous permet de tout disposer côte à côte. Avec votre boîte de réception sur la gauche et les listes de catégories sur la droite, vous pouvez faire glisser des e-mails dans différentes sections personnalisables - comme «à faire» et «terminer» - afin que vous puissiez obtenir un visuel moins stressant sur votre boîte de réception.
18 Ne dormez pas sur BCC.
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Avez-vous déjà été pris dans un réseau de courriels dont vous ne vouliez absolument rien avoir à faire? Parfois, si vous faites une introduction entre deux personnes, vous vous retrouvez sur leur fil à vie et continuez à recevoir des pings sur des choses qui ne vous concernent pas du tout. Si vous êtes une des personnes dans les va-et-vient, économisez du stress à la troisième roue et déplacez-la vers BCC - la «copie carbone invisible» - après l'introduction. Et si vous êtes celui qui est pris dans la folie, demandez si les autres personnes du groupe peuvent vous ajouter à BCC pour vous tenir à l'écart.
Parlez à votre patron.
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Si vous ne savez pas quelles attentes votre patron a à propos de répondre aux courriels après les heures de travail, cela vous stresse, discutez avec lui de ce qu'il recherche dans les délais de réponse, disent des chercheurs de la Michigan State University. J'espère qu'ils apprécient l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et ne s'attendent pas à ce que vous leur parliez des choses tard le soir ou le week-end, vous permettant de vous détendre pleinement lorsque vous n'êtes pas en service. Et si vous voulez vous assurer que le convo se déroule bien, préparez-vous en vous désossant dans les 15 signes que votre patron est un psychopathe.
Prenez des «vacances par courriel».
Parfois, il peut être très difficile de faire avancer les choses simplement en sachant que votre e-mail vous attend pour le parcourir. Si vous avez besoin de temps ininterrompu pour travailler sur un projet, dites à votre équipe que vous prenez des vacances par e-mail - vous déconnecter pendant une demi-journée pour vous concentrer et faire votre travail - suggèrent des chercheurs de l'Université du Michigan.
21 Gardez les choses organisées par date limite.
22 Utilisez la règle des 3 secondes
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Non, cette règle n'a rien à voir avec la nourriture qui est tombée par terre. Selon John M. Grohol, Psy.D., les gens perdent beaucoup de temps à essayer de savoir quoi faire avec certains e-mails. Au lieu de cela, ce processus ne devrait pas prendre plus de trois secondes. Pour réduire votre niveau de stress, décidez rapidement si vous souhaitez répondre, supprimer, archiver ou enregistrer un e-mail pour plus tard. Cela peut sembler une décision précipitée, mais cela vous aidera à parcourir votre boîte de réception beaucoup plus rapidement.
23 Utilisez la fonction de planification.
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Parfois, lorsque quelque chose n'est pas urgent, vous n'avez pas envie de faire des échanges de courriels à ce sujet immédiatement. Au lieu de cela, débarrassez-vous du stress en l'écrivant et en le planifiant pour l'envoyer quelques jours plus tard, recommandez les gens de la Harvard Business School. De cette façon, vous le retirez de votre poitrine, mais vous avez encore du temps avant de devoir y faire à nouveau.
24 Changer les e-mails "non lus" en "lus" en masse
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Une fois que vous avez frappé un certain nombre d'e-mails non lus, vous ne pouvez plus revenir en arrière: vous n'allez jamais les parcourir tous et, en toute honnêteté, vous avez probablement déjà abordé ceux qui étaient super importants de toute façon. Pour réduire le stress lié à l'affichage quotidien de "3 478 e-mails non lus", modifiez-les pour les lire en bloc. Chaque système de messagerie est différent, mais le processus est généralement assez simple. (Vous pouvez également les supprimer en masse, mais cela pourrait être encore plus stressant de savoir qu'ils sont juste… partis.)
25 Maintenir une division travail-personnel.
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Il est difficile de garder les choses au clair lorsque vous avez votre travail et vos e-mails personnels au même endroit. Selon l'expert en productivité Paula Rizzo, c'est pourquoi vous devriez faire de votre mieux pour les séparer. "De cette façon, vous serez dans des mentalités différentes lorsque vous parcourez chacun d'entre eux. Cela facilite la gestion lorsque vous connaissez les types d'e-mails que vous verrez avant même d'ouvrir votre boîte de réception. Cela facilite également la définition des priorités., " elle dit.
26 N'hésitez pas à ignorer certains e-mails.
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Cela peut sembler effrayant d'ignorer les e-mails, mais croyez-le ou non, il n'est pas nécessaire de répondre à tout. Si vous le prenez des chercheurs de la Harvard Business School, c'est un moyen facile de se débarrasser du stress: si quelque chose est si important, c'est quelque chose qui reviendra.
27 Ne réglez pas les conflits par e-mail.
Dueling sur e-mail peut sembler beaucoup mieux que de le faire en face à face, mais cela ne finit jamais bien. Selon des recherches de l'Université du Michigan, c'est une mauvaise idée de résoudre les conflits dans votre boîte de réception et cela ne vous causera plus de stress qu'à la fin. Au lieu de cela, rendez-vous en personne ou appelez-les pour que les choses soient gérées de manière plus efficace. Et pour plus de sagesse au bureau, découvrez les 60 meilleurs hacks de productivité en 60 secondes.
