En ce qui concerne le courrier électronique, vous pensez peut-être que vous savez tout ce qu'il y a à savoir. Après tout, la plupart d'entre nous envoyons et reçoivent en moyenne 121 e-mails par jour , selon le cabinet d'études de marché technologique The Radicati Group. Mais même si vous passez probablement une bonne partie de votre journée à travailler dur dans votre boîte de réception, vous pourriez toujours apprendre une chose ou deux. En fait, il existe une tonne de règles d'étiquette pour les e-mails qui vous échappent régulièrement ainsi que de nombreuses autres personnes dans votre liste de contacts. Vous voulez être sûr d'être poli électroniquement? Voici les 17 règles d'or du courrier électronique que vous ne connaissiez probablement pas, mais que vous devez savoir.
1 Répondez dès que vous recevez un e-mail, même si vous avez besoin de plus de temps.
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Personne n'apprécie de recevoir une réponse à un e-mail des semaines après l'avoir envoyée. En fait, une enquête menée en 2018 par le cabinet de conseil Toister Performance Solutions a révélé que 41% des personnes s'attendaient à recevoir une réponse par e-mail de leurs collègues en moins d'une heure. (Commencez à rédiger des notes d'excuses à votre service de comptabilité maintenant!)
Bien sûr, certaines réponses par e-mail vous demandent de revoir vos pensées et de rédiger un message mesuré. Dans ces cas, la solution est simple: répondez en quelques minutes pour faire savoir à l'expéditeur que vous avez reçu son message, mais avez besoin d'un peu plus de temps pour trier les choses. De cette façon, ils savent que vous avez pris en compte leur e-mail et ne les ignorent pas simplement.
2 Utilisez "Répondre à tous" avec prudence.
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Il existe une différence cruciale entre les options "Répondre" et "Répondre à tous". Et pourtant, de nombreux utilisateurs de messagerie ne s'en rendent malheureusement pas compte. Dans le cas où vous êtes l'un d'eux, sachez que lorsque vous choisissez ce dernier, chaque destinataire qui était CC'd sur le message d'origine reçoit votre réponse et, le plus souvent, vous n'avez pas besoin d'inonder les boîtes de réception de tout le monde.
Ces messages de masse inutiles sont un tel fléau, il existe un terme familier pour les décrire: «Répondre à Allpocalypse». Donc, la prochaine fois que vous répondez à un e-mail de masse, demandez-vous qui a vraiment besoin de lire votre réponse: toute l'entreprise ou simplement l'expéditeur d'origine?
3 Si vous voulez une réponse de quelqu'un, ne le faites pas CC.
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Lorsque vous envoyez un message électronique à quelqu'un (ce qui signifie que vous le "copiez"), cela indique généralement que vous souhaitez le garder en boucle dans la conversation, mais que vous ne cherchez pas nécessairement une réponse de sa part. Et, comme le prévient Dannielle Walz, professionnelle de la formation, une mauvaise utilisation de l'option CC peut entraîner des problèmes de communication.
"En plaçant vos collègues dans de nombreux e-mails, ils peuvent commencer à ne plus voir vos e-mails comme importants et les placer directement dans un" dossier de référence "ou" lire plus tard "", a-t-elle écrit dans un article sur LinkedIn. "Cela peut conduire à manquer des informations importantes à l'avenir."
Donc, si vous attendez une réponse de quelqu'un, mettez son adresse e-mail dans le champ "À" et utilisez la fonction "CC" avec parcimonie.
4 Comprendre quand et quand ne pas utiliser BCC.
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Le champ BCC est encore plus compliqué, évitant constamment même les utilisateurs de messagerie les plus aguerris. Mais décomposons-le: BCC signifie «copie carbone invisible», donc, bien qu'il soit similaire à CC-ing, BCC-ing n'affiche pas l'e-mail de cette personne à d'autres destinataires, ce qui signifie que personne d'autre sur la chaîne ne verra que vous les a inclus.
Alors, quand est-il acceptable d'utiliser BCC? Le magazine Hillel Fuld of Inc. dit que c'est strictement pour les e-mails de masse ou lorsque quelqu'un vous présente par e-mail à quelqu'un d'autre.
"Dans tous les autres cas, lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un et à BCC quelqu'un d'autre, vous êtes malhonnête, que cela vous plaise ou non", note Fuld. "Vous envoyez un e-mail à la Personne X et sans qu'elle le sache, laissant la Personne Y écouter votre conversation. La Personne X n'a aucune idée que quelqu'un d'autre lit cet e-mail, alors qu'en réalité, vous l'avez secrètement envoyé à quelqu'un d'autre également."
5 Utilisez les points d'exclamation avec parcimonie.
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Il est facile de jeter un point d'exclamation dans vos e-mails ici et là, mais essayez de ne pas en prendre l'habitude. Bien qu'ils soient historiquement utilisés pour indiquer l'excitation, dans un e-mail, les points d'exclamation peuvent facilement être confondus avec la phonicité ou l'agressivité passive.
"L'utilisation du point d'exclamation inutile dans les e-mails peut facilement détruire la signification sous-jacente de votre texte", explique Anna Verasai sur HR Digest . "Utilisez-le uniquement lorsque vous devez mettre l'accent sur quelque chose d'important. Réfléchissez à la façon dont votre lecteur pourrait interpréter le message lorsqu'il le lira."
Soyez prudent avec votre utilisation de l'humour.
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Tout le monde aime une bonne blague de temps en temps, mais comme le ton peut être mal interprété lorsqu'il ne correspond pas en personne, il est préférable de laisser les blagues hors de vos e-mails. "Réservez l'humour pour un appel téléphonique ou en personne", a écrit le professeur d'écriture commerciale, David Silverman, dans la Harvard Business Review . "De cette façon, quand il y a un silence étourdi à l'autre bout de la ligne ou de l'autre côté de la table de conférence, je pourrais dire:" Je pense que vous ne réalisez peut-être pas à quel point je me considère drôle, et, étant donné que, je crois que je vais m'arrêter maintenant."
Mais sérieusement: une étude pivot de 2005 publiée dans le Journal of Personality and Social Psychology a révélé que, bien que les expéditeurs aient prédit que leurs destinataires pouvaient déchiffrer avec précision leur tonalité 80% du temps, les destinataires n'étaient en fait capables de lire avec précision que 56% du ton. temps.
Sautez l'argot.
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Avec l'essor de la messagerie instantanée, les formes abrégées de la langue anglaise sont devenues plus largement utilisées - comme «u» pour «vous» ou «veux» au lieu de «vouloir». Mais, tout comme l'humour ne colle pas souvent en ce qui concerne les e-mails, l'argot est un no-go similaire. Selon une enquête OnePoll, 37% des personnes pensent que l'utilisation de l'argot sur le lieu de travail est inacceptable, et 55% déclarent ignorer le "lol" lorsqu'il s'agit d'envoyer un e-mail à votre patron.
Faites attention à la ligne d'objet.
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Les lignes d'objet sont simples, mais nécessaires. Et comme la majorité des e-mails sont lus sur les appareils mobiles - 55%, selon Return Path, société de délivrabilité des e-mails -, il est important de les clouer. Les lignes d'objet courtes, concises et directes sont les meilleures. Le but de votre e-mail doit être clairement indiqué et vous devez le limiter à cinq mots ou moins, car les appareils mobiles coupent tous les mots après cela.
9 Incluez une signature.
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Avez-vous déjà reçu un e-mail de quelqu'un et vous êtes-vous demandé: "De qui est-ce?" Bien que l'adresse de l'expéditeur puisse vous donner quelques indices sur qui ils sont, parfois ce n'est pas suffisant. Une signature à la fin de votre e-mail peut immédiatement informer le destinataire de qui vous êtes, de ce que vous faites et de la manière dont il peut vous contacter.
Les gens de l'agence de marketing intégrée Ocreative disent qu'avoir une boîte de signature électronique est "comme remettre une carte de visite à une personne chaque fois que vous envoyez un e-mail". Si vous n'en avez pas encore, ajoutez une signature qui comprend votre nom complet, votre position, votre numéro de téléphone, votre e-mail, votre site Web et un logo d'entreprise.
10 N'oubliez pas de BAISER (soyez bref et simple).
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La méthode KISS est quelque chose que la plupart d'entre nous a appris à l'école primaire, mais cela ne signifie pas qu'elle est moins nécessaire plus tard dans la vie. Boomerang, une application de productivité de messagerie, a recherché les méthodes clés pour obtenir plus de réponses par courrier électronique. Leur plus gros plat à emporter? Il vaut mieux écrire comme si tu avais huit ans.
Leur recherche a révélé que les courriels rédigés à un niveau de lecture de troisième année étaient 36% plus susceptibles de recevoir une réponse que ceux rédigés à un niveau collégial.
11 Faites attention aux pièces jointes.
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Les pièces jointes sont parfois une partie nécessaire du processus de courrier électronique, mais vous devez bien savoir comment les utiliser avant de les joindre avec abandon. Dans les longues chaînes de messagerie, elles peuvent parfois passer inaperçues ou négligées, et les pièces jointes inattendues ont également tendance à ne pas être ouvertes car les destinataires se méfient des virus électroniques.
La meilleure solution consiste à appeler vos pièces jointes dans le corps de votre e-mail. Grammaire dit que la meilleure façon d'informer le destinataire des pièces jointes est d'inclure un message à la fin de votre e-mail qui dit quelque chose comme «J'ai joint» ou «Veuillez vous référer à la pièce jointe pour plus de détails».
12 Standardisez votre police.
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Bien que jouer avec les styles et les couleurs de police puisse être amusant, il n'y a pas de place pour le Comic Sans rose vif dans le monde professionnel. Il s'avère que l'utilisation des polices est extrêmement importante en matière de communication numérique, selon Colin Wheildon, auteur de Type & Layout: Êtes-vous en train de communiquer ou de simplement créer de jolies formes? "Il est possible de faire exploser les trois quarts de nos lecteurs simplement en choisissant le mauvais type", a-t-il déclaré à American Writers & Artists.
Alors, à quelles polices devriez-vous vous en tenir en ce qui concerne les e-mails? MageMail recommande la Géorgie, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS ou Arial.
13 Relisez tout.
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Lors de la rédaction d'un e-mail, il y a de fortes chances que vous vous trompiez; après tout, vous n'êtes qu'humain. Cependant, les erreurs ne sont pas souvent passées sous silence lorsqu'il s'agit de courriels professionnels. Dans un sondage grammatical de près de 2000 répondants, 67% ont déclaré qu'il n'était pas acceptable de faire des fautes de frappe dans les e-mails, tandis que 6% seulement pensaient que c'était une erreur acceptable.
14 Saisissez l'adresse e-mail en dernier.
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Le moyen le plus simple de vous assurer que vous n'envoyez pas d'e-mail avant qu'il ne soit prêt ou avant qu'il n'ait été supprimé de toute faute de frappe? Attendez que tout soit en parfait état avant d'entrer l'adresse e-mail du destinataire. Comme vous le savez, faire des erreurs d'email est l'un des plus simples façons de faire une mauvaise impression.
"Ce n'est pas seulement le professionnalisme qui est en cause", a déclaré à Forbes Karen Kessler, présidente d'Evergreen Partners. "Ce qui est en jeu, c'est la réputation de l'employé et de l'entreprise ou de l'organisation. Nous avons vu de mauvaises décisions par courrier électronique entraîner des conséquences négatives pour l'employé - le licenciement - et pour l'organisation également - les litiges."
15 Et revérifiez le nom de votre destinataire.
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Une grosse erreur que vous devriez éviter est de mal orthographier le nom de votre destinataire, alors assurez-vous de revérifier avant d'appuyer sur envoyer. Beaucoup de gens voient l'acte de mal orthographier un nom comme paresseux et inconsidéré, surtout lorsque l'orthographe correcte est dans l'adresse e-mail. Que devez-vous faire si vous faites accidentellement cette erreur? Kathryn Shanley, propriétaire de My Red Pen Editing, dit que des excuses immédiates sont la clé pour maintenir votre crédibilité.
16 Pour les affaires professionnelles, utilisez une adresse e-mail professionnelle.
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Bien qu'une adresse e-mail personnelle puisse être utilisée lors de correspondances avec des amis ou la famille, gardez-la hors du domaine professionnel. Ceci est particulièrement important dans une situation de consommateur-vendeur. Une enquête GoDaddy réalisée en 2016 auprès de 1000 Américains a révélé que 75% pensent que le fait d'avoir un e-mail professionnel est un facteur important pour faire confiance à une entreprise en ligne, et 33% douteraient de la légitimité d'un vendeur s'il utilisait une adresse e-mail personnelle.
"Vous n'oublierez jamais une première impression, que ce soit dans la vie réelle ou en ligne", a déclaré Steven Aldrich, directeur des produits de GoDaddy, dans un communiqué. "Souvent, votre première interaction directe avec un client se fait par e-mail et il est donc extrêmement important de paraître professionnel dans ce contexte."
17 N'oubliez pas que tout peut être partagé.
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Que ce soit par le transfert, le BCC-ing ou simplement le flashage de votre téléphone en face de quelqu'un, il est important de se rappeler que tout ce que vous écrivez dans un e-mail peut être vu par une personne autre que le destinataire prévu. Par conséquent, toutes vos communications électroniques doivent être professionnelles et sans risque. Après tout, les e-mails peuvent même être recevables devant les tribunaux, il est donc préférable de ne jamais envoyer quoi que ce soit qui pourrait être utilisé contre vous plus tard. Et pour plus de façons d'améliorer votre vie professionnelle, consultez les 25 astuces Genius pour travailler plus intelligemment et pas plus fort.
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Kali Coleman Kali est rédactrice adjointe chez Best Life.