Six virgule trois. C'est le nombre d'heures, selon une étude récente commandée par le géant de la technologie Adobe, que les Américains passent, en moyenne, à répondre aux e-mails chaque jour. Autrement dit: vous passez un tiers entier de votre vie éveillée collé à votre boîte de réception, répondant à des fils de message qui, franchement, pourraient être hachés au cours d'une conversation IRL de cinq minutes. Quelque chose doit donner.
Heureusement, obtenir ce quelque chose à donner est, dans de nombreux cas, aussi simple que d'appuyer sur un bouton. En mettant en œuvre une série de tactiques éprouvées, vous pouvez réduire à néant vos heures passées à envoyer des e-mails. Imaginez: combien de temps économiseriez-vous si vous n'aviez plus jamais à télécharger manuellement une pièce jointe? Ou si vous pouviez retirer un e-mail envoyé à la hâte de l'éther, vous épargnant le temps (et la panique!) Passé à rédiger un e-mail "Je suis vraiment désolé, je ne voulais pas envoyer cet e-mail"?
Oui, tout ce jujitsu Internet est possible. Nous avons regroupé ci-dessous les 17 meilleurs hacks de courrier électronique permettant de gagner du temps, d'améliorer la vie et de gagner en efficacité. Alors lisez la suite, car cette boîte de réception fatidique zéro vous attend. Et pour plus de façons de tirer le meilleur parti de vos 6, 3 heures, ne manquez pas 15 e-mails commerciaux ouverts à froid qui vous distinguent.
1 Se désinscrire massivement.
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C'est un bon pari que votre boîte de réception est aussi encombrée qu'un dortoir pour personnes âgées lors des finales. Il y a fort à parier également que la majeure partie de cet encombrement est due aux e-mails quotidiens ou hebdomadaires des détaillants, des organisations et des autres newsletters auxquelles vous vous êtes inscrit au fil des ans. En utilisant Unroll.me, vous pouvez retrouver toutes les listes sur lesquelles vous vous trouvez et vous désabonner de celles dont vous ne souhaitez plus recevoir d'informations. En fait, un éditeur de Best Life a pu utiliser Unroll.me pour localiser 135 abonnements. Combien allez-vous vous présenter? Et combien pourriez-vous faire sans?
2 Activez les raccourcis clavier.
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Nous connaissons tous les raccourcis clavier de base. (Commande- A : sélectionner tout. Commande- C : copier. Commande- P : coller. Etc.) Mais les utilisateurs de Gmail ont la possibilité d'activer un ensemble avancé de raccourcis. Tout d'abord, accédez aux paramètres. Cliquez sur l'onglet général. À mi-chemin, vous verrez une option de raccourcis clavier désactivée par défaut. Activez-le et vous aurez accès à ces touches simples:
- C : commencer un nouveau message
- Shift- C : commencer un nouveau message dans une nouvelle fenêtre
- D : commencer un nouveau message dans un nouvel onglet
- F : transférer un message
- #: supprimer un message
- Shift- I : marquer un message comme lu
- Shift- U : marquer un message comme non lu
- Commande- S : enregistrer un message
3 Et puis automatisez-les.
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Si vous ne parvenez pas à mémoriser ce recueil de raccourcis clavier, Keyrocket, un plug-in Google Chrome, vous le rappellera lors de la frappe. (Non invasif, bien sûr.) Et pour découvrir d'autres façons de devenir une machine de productivité, découvrez les 15 façons de doubler votre productivité en deux fois moins de temps.
4 Utilisez des hashtags.
Oui, vraiment, l'outil d'organisation de signature des médias sociaux fonctionne aussi pour le courrier électronique. Ajoutez un ou deux hashtag à la fin de votre signature - la partie du courrier électronique qui est généralement coupée afin que les destinataires ne voient ni ne jugent votre balise «#workhardplayhard» - pour une recherche facile. Tapez simplement le hashtag dans le champ de recherche en haut de votre boîte de réception et vous retrouvez chaque e-mail codé avec.
5 Activez l'option "unsend".
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Nous avons tous été là: vous rédigez un e-mail, l'envoyez dans l'éther et réalisez immédiatement, oh non, que ce message n'était pas prêt à être envoyé. Il s'avère que vous pouvez ramener vos messages au bord du gouffre en installant un délai utile. Sur Gmail, par exemple, allez sous Paramètres, puis Général. Vous trouverez le bouton Annuler comme cinquième option. Allume ça. Vous pouvez sélectionner dans un menu déroulant d'intervalles de 10 secondes; ils dicteront le temps dont vous disposez avant que votre message ne soit envoyé définitivement.
6 Réglez cette fonction sur 10 secondes.
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Un conseil: si vous utilisez le courrier électronique comme service de messagerie instantanée de facto, nous vous recommandons de définir le bouton Annuler sur 10 secondes. De cette façon, vos réponses ne seront pas envoyées dans un délai d'une demi-minute. Non, 30 secondes ne sonnent pas beaucoup, mais disons-le ainsi: si votre service de messagerie instantanée de choix (Slack, GChat, Facebook Messenger, peu importe!) Retenait chaque message sortant pendant aussi longtemps, vos contacts deviendraient rapidement irrités.
7 Ou remplissez simplement le champ "à" en dernier.
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C'est une bonne habitude à adopter, les amis. (Voir les deux diapositives précédentes.)
8 Utilisez cette signature.
«Pour un e-mail qui commence par une salutation de« bonjour »ou de« bonjour », une clôture telle que« meilleure »serait cohérente», explique Patricia Napier-Fitzpatrick, fondatrice et présidente de The Etiquette School of New York. "Le" meilleur ", bien que sur-utilisé, est l'une des fermetures les plus sûres en général, car il est inoffensif et universellement approprié." C'est vrai: malgré sa surutilisation galopante, "Best" est la meilleure façon de signer vos e-mails.
9 Et cette signature électronique.
Lorsque vous êtes sur la route, au moins, vous voudrez renoncer à des phrases agaçantes et mignonnes ("Veuillez pardonner toutes les fautes de frappe." "Envoyé depuis mon processeur de 1, 21 gigawatt." "Envoyé depuis mon iPhone - veuillez considérer l'environnement avant d'imprimer. ") au lieu de quelque chose de simple, élégant, direct:" Envoyé de la route ". Selon Ben Dattner, un entraîneur exécutif, il vérifie toutes ces cases tout en évoquant une ambiance Kerouac-esque. Pas étonnant que ce soit la seule signature de smartphone par e-mail que tout le monde devrait avoir.
10 Et ce message d'absence.
Selon Jane Scudder, professeur à l'école de commerce de l'Université Loyala de Chicago, lorsque vous remplissez un message d'absence du bureau, voici le format que vous devez suivre:
Merci pour ton mail. Je suis OOO du mardi 12 juin au vendredi 15 juin sans accès au courrier électronique. Si cela est urgent, veuillez contacter à. Sinon, je répondrai à tous les messages à mon retour .
Pour obtenir des informations détaillées, comme s'il faut mettre fin au message lors de votre dernier jour ou de votre premier jour - ou s'il faut inclure un numéro de téléphone ou non - il suffit de consulter notre guide franchement trop complet sur la question.
11 Modifiez la densité d'affichage.
Les utilisateurs de Gmail peuvent choisir parmi trois densités d'affichage différentes pour leur boîte de réception: confortable, confortable et compact. La densité d'affichage n'affecte rien de plus que l'espace blanc existant entre chaque message dans l'affichage de votre boîte de réception. C'est un peu plus qu'une question de préférence, mais pensez-y en termes de, bien, un document de référence. Confortable est comme l'espacement double-doublé, où confortable est l'espacement simple-doublé, et compact est semblable à l'espacement semi-doublé.
12 N'oubliez pas d'archiver.
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Vous pouvez éliminer les e-mails de votre boîte de réception sans avoir à les purger totalement de l'existence via le dossier poubelle. En "archivant" les messages individuels, ils seront immédiatement masqués de votre boîte de réception et de tous vos dossiers. Mais vous pouvez toujours les retrouver, si nécessaire, via la fonction de recherche. Sur Gmail, vous pouvez instantanément archiver les messages après les avoir ouverts en cliquant sur le petit "x" qui apparaît à côté de la ligne d'objet.
13 Suivez la règle des deux minutes.
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Soutenue par des experts en productivité de tous horizons, la règle des deux minutes est un moyen infaillible de lutter contre le stress lié aux e-mails. Voici comment cela fonctionne: si vous pouvez répondre à un e-mail et l'oublier en deux minutes ou moins, résolvez-le immédiatement. Sinon, jetez-le de côté pour plus tard.
14 Batch vos réponses par courrier électronique.
Pour réduire le temps que vous passez collé à l'écran, pris dans des échanges de va-et-vient insensibles, désignez les moments de votre journée comme des périodes de "réponse par e-mail". (Peut-être que c'est une heure le matin et 90 minutes l'après-midi. Peut-être que c'est trois heures après le déjeuner. Tout ce qui fonctionne pour vous!) Ensuite, ne répondez aux courriels que pendant ces délais - et jamais en dehors d'eux.
15 Limitez vos e-mails à 140 caractères.
Oui, tout comme un Tweet (ou au moins un Tweet avant la révolution 280). Comme Andrew Torba, le PDG de Gab, le réseau social, l'a conseillé dans un article moyen, il est préférable de garder vos e-mails aussi courts que possible. "Je voudrais vous aider à résoudre le problème X. Je fais Y et Z suggéré de nous connecter. Êtes-vous libre de discuter?" Il n'y a aucun besoin de salutations fleuries.
16 Définissez les pièces jointes à télécharger automatiquement.
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Si This, Then That (IFTTT), une application d'optimisation des e-mails, peut vous aider à définir une "langue" spécifique, pour ainsi dire, cela éliminera un tas de slog de type intermédiaire. Par exemple: si un e-mail entrant contient une pièce jointe, IFTTT le téléchargera automatiquement sur votre Google Drive.
17 Ne répondez pas aux e-mails après les heures.
Ce n'est un secret pour personne que les Américains sont surchargés de travail - et, comme l'a révélé cette étude d'Adobe, une grande partie de ce surmenage provient des courriels fréquents. C'est pourquoi, plus tôt cette année, les membres du conseil de la ville de New York ont présenté un projet de loi qui rendrait illégal pour les entreprises d'exiger des employés qu'ils vérifient leurs e-mails en dehors des heures normales de bureau. (Il s'inspire d'une loi actuellement en vigueur en France, où les entreprises de plus de 50 employés doivent établir des directives strictes sur le travail en dehors des heures de travail, sinon elles s'exposent à des sanctions financières.)
Ari Notis Ari est rédactrice en chef, spécialisée dans les nouvelles et la culture.