Selon une étude de Workfront, un fournisseur de gestion basé sur le cloud, l'employé américain moyen a à tout moment 199 e-mails non lus ou non ouverts dans sa boîte de réception. Si ce chiffre semble élevé, vous avez de la chance et s'il semble faible, il est peut-être temps de revoir en profondeur votre style de communiqué. Plus important encore, cependant, il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi. Alors que le courrier électronique est devenu synonyme de quelque chose de écrasant, de long et de fastidieux, il n'est pas trop tard pour qu'il soit à la hauteur de sa facturation en tant que moyen de communication rapide, simple et indolore.
La clé de la gestion de votre boîte de réception, ainsi que de la vigilance, est de connaître les astuces du métier. Le fait est qu'il existe un ensemble d'outils de toutes sortes qui ont été développés au fil des ans par des personnes partageant les mêmes idées que celles qui tentent de se frayer un chemin sous leur courrier non lu. Mais avant de pouvoir profiter de ces astuces - devenir une ceinture noire de la boîte de réception - vous devez apprendre ce qu'elles sont. Donc, sans plus tarder, nous avons rassemblé 17 des astuces les plus astucieuses, les plus sensées et les plus nécessaires pour vous aider à affronter les désordres de votre boîte de réception une fois pour toutes.
1 Jouez au jeu de messagerie.
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Le jeu par courrier électronique est un jeu en ligne qui, après avoir été connecté à votre compte de messagerie, rend la gestion de votre boîte de réception amusante. Il parcourt essentiellement vos e-mails, vous demandant de prendre des mesures sur chacun en tant que clics sur le minuteur, en conservant le score en fonction du nombre d'e-mails auxquels vous répondez immédiatement plutôt que de les ranger ultérieurement. Bien que le jeu puisse être interrompu, vous permettant d'accéder à vos e-mails de manière plus sereine, c'est un excellent moyen de mettre un peu d'excitation - et de compétition - dans une tâche autrement aride.
2 Rationalisez avec Sortd.
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Avez-vous déjà souhaité que votre compte de messagerie soit plus intelligent? Eh bien, Sortd est un peu comme ça. En plus de placer vos comptes de messagerie dans une page Web plus conviviale, il comprend également des fonctionnalités qui vous aident à rester au top de votre charge de travail. Ceux-ci incluent des rappels, des widgets qui aident à rationaliser votre liste de tâches et même une fonction de suivi qui vous permet de voir quand vos messages ont été ouverts. Il vous permet également de partager facilement au sein d'un groupe, ce qui rend les projets d'équipe plus fluides.
3 Intégrez vos adresses e-mail.
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Vous avez toujours voulu diversifier les comptes de messagerie - créer un compte social, une entreprise et un compte personnel, par exemple - mais vous craignez que cela ne rende la transition entre eux une autre tâche frustrante à accomplir? Tu n'es pas seul. Heureusement, Shift, une application téléchargeable gratuitement, vous permet d'intégrer toutes vos adresses e-mail dans une seule fenêtre élégante et facile à regarder, ce qui permet de basculer entre elles aussi facilement que le clic de votre trackpad. En prime, il intègre également une fonctionnalité de recherche, ce qui signifie que vous pouvez parcourir l'ensemble de votre travail de communication à la fois, particulièrement utile pour les communications qui résident à la frontière des entreprises et des particuliers.
4 Abandonnez la signature.
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Au début du courrier électronique, le formulaire était traité comme une lettre physique et comprenait un message d'accueil, un message et une approbation. Cependant, maintenant que tout le monde a été inondé de courriels d'une manière qui ne serait sûrement pas possible avec le courrier physique, les règles ont changé.
D'une part, une approbation n'est plus nécessaire. Ils peuvent toujours être utilisés pour des communications plus formelles, et lors de la présentation de soi, mais sinon, il n'est pas nécessaire de prendre le temps de choisir entre "Best" et "Warmly". Pour faire simple, nous avons dépassé cela.
5 Triez vos messages par priorité.
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SaneBox est un autre logiciel utile qui, bien que non gratuit (les plans commencent à 59 $ pour l'année), pourrait en valoir la peine. Il vous permet essentiellement de trier les e-mails en fonction de leur urgence, y compris «maintenant», «plus tard», et, pour les notes qui n'ont jamais besoin de voir la lumière du jour, «trou noir».
6 Mettez en œuvre la méthode OHIO.
7 Soyez concis.
Vous souhaitez envoyer vos e-mails plus rapidement? Essayez de vous limiter à un nombre fixe de mots dans votre réponse. Bien que cela puisse sembler choquant au début, moins vous employez de mots dans vos communications, plus vous aurez de temps à disposition. Cependant, ne laissez pas votre envie de lancer des mots de couverture comme "peut-être" et "je pense" pour adoucir ce qui pourrait sembler être un langage sec au début - cela pourrait vous faire paraître moins autoritaire.
8 Enregistrez les modèles de message.
Videz votre poubelle à la fin de chaque journée.
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Vider vos poubelles peut être stressant - après tout, une fois que c'est parti, c'est parti pour de bon. Cependant, si un e-mail est vraiment urgent et que vous le jetez accidentellement, ne vous y trompez pas: la personne qui tente de vous contacter le renverra.
Mieux encore, vider la corbeille à la fin de la journée permet de s'assurer que votre e-mail est bien vide et vide lorsque vous le vérifiez le matin, et peut réduire l'effroi que vous ressentez lorsque vous ouvrez cette boîte de réception en début de journée.
10 Utilisez un indicateur de fin de message.
Mettre EOM à la fin d'une ligne d'objet - "fin de message" - indique à la personne que le message n'a pas besoin d'être ouvert: les informations nécessaires ont déjà été transmises. C'est un excellent gain de temps lorsqu'un e-mail est utilisé simplement comme rappel. Utilisez-le et encouragez les autres à le faire également. Ne pas avoir à ouvrir un seul e-mail peut ne pas sembler un énorme gain de temps, mais cela s'ajoute.
11 Supprimez les messages que vous ne lirez pas en premier.
Avant même d'ouvrir quoi que ce soit, supprimez les e-mails qui ne valent évidemment pas votre temps. Et étant donné que jusqu'à 45% de tous les e-mails sont du spam, mais ne se rendent pas nécessairement dans votre dossier de spam, il vaut vraiment la peine de se débarrasser d'une partie de cet encombrement. En effaçant une partie du pinceau, vous rendrez le reste de vos tâches de messagerie un peu moins stressant. Et quand il s'agit de stress, chaque bit que vous réduisez compte.
12 Créez des dossiers de fichiers qui correspondent.
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La plupart des adresses e-mail sont préchargées avec quelques dossiers (boîte de réception, corbeille, archivé, etc.) et parfois même quelques dossiers spécialisés, comme les voyages, personnels ou professionnels. Bien que ce soit un excellent point de départ pour l'organisation des e-mails, ils ne devraient pas être les seuls sur lesquels vous pouvez compter pour organiser vos messages. Bien que vous puissiez toujours utiliser les dossiers préexistants, assurez-vous d'ajouter les vôtres pour vous aider à rationaliser vos recherches. Créez des dossiers pour les communications personnelles, les contacts RP ou même les messages de l'école de vos enfants et vous pouvez conserver les informations importantes qu'ils contiennent sans laisser ces messages obstruer votre boîte de réception.
13 Définissez des rappels.
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Boomerang est une autre application téléchargeable qui peut rationaliser cette boîte de réception enlisée en un rien de temps. Initialement connu sous le nom de Baydin, le nouveau nom est plus approprié à sa fonction: permettre aux utilisateurs de jeter des e-mails hors de vue, pour les faire revenir quand vous en avez besoin. L'application gratuite enverra des messages en votre nom à des dates spécifiées, par exemple pour des rappels hebdomadaires ou des factures mensuelles, et peut supprimer des messages de votre boîte de réception jusqu'à ce qu'ils soient traités. De plus, il peut vous rappeler de suivre les messages que vous avez déjà envoyés.
14 Utilisez des raccourcis personnalisés et des réponses standardisées.
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Il est indéniable que les réponses en conserve peuvent sembler robotiques. Cependant, une réponse personnalisée personnalisée peut être un outil permettant de gagner du temps sans sacrifier votre personnalité. Observez vos communications passées pour voir quelles phrases vous utilisez le plus et créez-en un document pour gagner du temps. En fait, pour les utilisateurs de Gmail, cette fonctionnalité est intégrée: le programme de messagerie peut mémoriser les phrases que vous utilisez le plus fréquemment dans vos messages et vous permet de les insérer en appuyant simplement sur la touche Tab.
15 Supprimer après le transfert.
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Parfois, nous recevons des e-mails qui ne devraient pas vraiment nous être adressés en premier lieu. C'est peut-être pour quelqu'un d'autre dans l'entreprise ou pour le colocataire qui paie les factures d'électricité. Quoi qu'il en soit, il doit être devant les yeux de quelqu'un d'autre, pas le nôtre. Au lieu de simplement transférer et oublier, cependant, supprimez la chaîne entière après avoir transmis toute information pertinente. Ce n'est pas votre affaire, alors pourquoi devrait-elle prendre de la place dans votre boîte de réception?
16 Utilisez la fonction d'archivage.
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Si votre e-mail est déjà surchargé de messages en excès, une bonne première étape consiste à franchir le pas et à tout supprimer. La plupart de ces problèmes ne seront probablement jamais traités à ce stade, et la personne qui attendait une réponse a probablement oublié. Si vous ne parvenez pas à vous résoudre à le faire, archivez-le, c'est mieux que rien, et vous rapprocherez un peu plus de la mythique «boîte de réception zéro».
17 Désabonnez-vous des choses que vous ne lisez pas.
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Vous êtes-vous déjà abonné à une newsletter - ou à une autre diffusion régulière d'e-mails - pour en tomber amoureux, tout en continuant à recevoir des messages qui ne font que faiblir dans le bas de votre boîte de réception? Avez-vous déjà fait cela 10, 20 ou, je ne sais pas, 200 fois? Si oui, vous êtes en bonne compagnie. C'est peut-être pour cela que l'application gratuite, Unroll.me, a pris une telle position sur le marché. Après le téléchargement, l'algorithme de Unroll.me rassemble tous vos abonnements par e-mail, permettant un tri et / ou un désabonnement facile. De plus, leur fonction "Rollup" offre un format élégant pour parcourir les newsletters importantes que vous aimez. Il est également illimité: le service est disponible sur tous les appareils.
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