Peu de sentiments sont pires que l'anxiété qui va de pair avec une soudaine prise de conscience: "Oh, mec. Je suis en retard." Malheureusement, c'est un sentiment que nous connaissons tous bien; nous sommes en retard aux réunions, au dîner, aux fêtes, aux vols les plus redoutés de tous. Mais plus! De nos jours, «à la mode en retard» peut vraiment devenir une chose du passé. Tout ce que vous avez à faire est de suivre ces 15 astuces, et vous ne serez plus jamais en retard, sauf si vous le souhaitez. Et une fois que vous maîtrisez la ponctualité, découvrez les 15 astuces pour tripler votre productivité au quotidien.
1 Intégrez des «coussins de temps» à votre emploi du temps.
"Il est très difficile de vivre sa vie avec des marges minces comme un rasoir", explique Shlomo Zalman Bregman, auteur du livre à venir, Force of Nurture: comment atteindre votre niveau ultime de grandeur et atteindre des résultats imparables dans tous les aspects de la vie . "Je construis donc des 'coussins de temps' et je fais de l'ingénierie inverse à partir du moment où j'ai besoin d'être quelque part." En d'autres termes, Google Maps peut vous dire que c'est à une heure de route de l'aéroport. Mais que se passe-t-il si le trafic est difficile? Ou il y a une fermeture de route? Mauvais temps? Un point de contrôle DUI? En tenant compte de tout ce qui peut et va probablement se tromper, vous serez toujours à l'heure en toute sécurité. Et si vous avez besoin d'idées sur l'aéroport où attendre, essayez de réserver un vol via un port avec l'un des 15 salons d'aéroport les plus luxueux de tous les temps.
2 Jouez l'hôte.
Une autre solution consiste à contourner complètement le temps de déplacement et à organiser des réunions ou des engagements chez vous. "De cette façon, vous n'avez pas à incorporer le temps de trajet. Il vous suffit de vous assurer que vous êtes prêt à vous rencontrer à l'heure, ce qui est plus facile", explique Amy M. Gardner, ancienne doyenne des étudiants de l'Université de Chicago. Faculté de droit et cofondatrice d'Apochromatik, un cabinet de coaching de cadres.
3 Vivez selon la «règle des deux minutes».
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La règle des deux minutes, une méthode mise au point par le gourou de la productivité David Allen, est incroyablement simple: si une tâche dure deux minutes ou moins, faites-la immédiatement. Si cela prend plus de deux minutes, inscrivez-le à votre horaire. Cette astuce vous aidera à planifier votre journée et à définir des rappels de calendrier en conséquence, vous assurant ainsi d'être ponctuel à chaque rendez-vous. Vous pouvez en parler dans son livre Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity .
4 Utilisez RescueTime.
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Quand il s'agit de planifier votre journée, rien n'est aussi précieux que les données, et rien ne vous donne des données comme le fait RescueTime. RescueTime est une application qui s'exécute en arrière-plan de votre ordinateur ou téléphone et, dans le sens le plus simple, vous indiquera combien de temps vous utilisez pour chaque tâche. Peut-être passez-vous en moyenne 17% de votre journée à répondre aux e-mails et 4% de votre journée à suivre l'actualité. Maintenant, avec ces informations en main, vous savez que 79 pour cent de votre journée peut être planifiée avec d'autres choses, comme des réunions, du travail réel , le déjeuner et - quoi diable - la sieste.
5 Prenez une montre intelligente.
Gardner ne jure que - en fait, elle utilise même cette méthode elle-même - en utilisant une montre numérique, comme une Apple Watch ou une FitBit, qui peut vous bourdonner pendant les réunions. Définissez un signal sonore pendant cinq ou dix minutes avant la fin de la réunion, et vous saurez qu'il est temps de conclure, de sorte que vous ne gardiez pas votre prochain rendez-vous en attente. Pour avoir une idée de la montre connectée à acheter, en savoir plus sur la Fitbit Ionic (photo ci-dessus).
6 Ou à tout le moins, une montre régulière.
Regardez. Nous comprenons: la tendance de la montre intelligente n'est pas pour tout le monde. Pourtant, si vous respectez un horaire serré, votre poignet ne doit jamais être nu. "Nous avons cessé de porter des montres, à cause de nos téléphones, mais vous ne voulez pas regarder votre téléphone pendant une réunion", explique Gardner. La solution la plus simple consiste à investir dans une montre, une jolie. (Pourquoi pas?)
7 Réglez votre montre rapidement.
C'est beaucoup plus facile de le faire avec une montre analogique; littéralement, il suffit de remonter le cadran de quelques minutes. Si vous avez 1 heure et regardez votre poignet et voyez qu'il est 12 h 55, vous allez sprinter à cette prochaine réunion sans arrière-pensée. Mais en réalité, il est 12 h 50 ou 12 h 45 et vous êtes le gars le plus ponctuel de la salle.
Remplissez votre réservoir d'essence la veille.
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Ou chargez votre carte de métro. Ou mettez de l'air dans vos pneus de vélo. Tout ce que vous devez faire pour minimiser préventivement les éventuelles bosses de la route — littérale —. Rien n'améliore votre ponctualité comme un voyage imprévu à la station-service - ou simplement manquer le train A d'une minute parce que vous deviez faire la queue pour le seul kiosque en état de marche le lundi matin aux heures de pointe.
Transformez la salle d'attente en bureau.
"Beaucoup de gens ne veulent pas être en avance car ils pensent qu'ils vont rester assis comme un idiot, sans rien faire", explique Bregman. Mais si vous vous assurez toujours qu'il y a quelque chose pour occuper votre temps, cela ne vous dérangera pas d'être 15 minutes plus tôt et d'être assis un peu dans une salle d'attente stérile. Envoyer des courriels, lire des articles en attente, consulter les médias sociaux de la personne que vous allez rencontrer, appeler rapidement grand-mère - il y a toujours quelque chose à faire. Gardner suggère de garder une liste à portée de main, juste au cas où vous auriez besoin d'un rappel que, oui, vous pouvez utiliser votre temps d'attente de manière plus productive.
Gardez des listes de tâches plus grandes.
En plus d'une liste de choses à faire dans la salle d'attente, vous devriez garder une liste de tâches obsessionnellement détaillée - pas seulement une collection de tâches subalternes, comme «acheter des produits d'épicerie», dit Bregman, mais aussi des articles coûteux comme, "obtenir une promotion" ou "demander à mon livre de figurer dans la liste des meilleures ventes". Ensuite, assurez-vous que chaque tâche que vous effectuez au cours d'une journée donnée revient à cette liste. Cela vous garantira que vous ne vous réservez qu'avec des rendez-vous qui comptent pour vous et, plus important encore, vous empêchera de vous surréserver avec des tâches et des réunions inutiles, ce qui est un moyen infaillible de garantir un retard chronique et répété.
11 Ignorez le bouton de répétition.
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La façon dont vous commencez votre journée définit le modèle de déroulement du reste de la journée. La première occasion que vous devez être ponctuel est la minute où vous vous réveillez, alors pensez-y comme ceci: sortir du lit est un rendez-vous. Si vous dormez cinq minutes de plus, vous avez cinq minutes de retard. Cela vous mettra dans l'état d'esprit d'être à l'heure pour le reste de la journée.
12 Traitez la ponctualité comme vous traitez vos tenues.
"Nous mettons tant d'efforts dans la façon dont nous nous habillons pour une réunion", explique Gardner. "Peu importe la façon dont votre combinaison est bien ajustée, tout cela est soufflé hors de l'eau si vous êtes en retard." La solution? Commencez à penser à être ponctuel, comme vous brosser les dents et vous habiller le matin, comme l'une de vos tâches de «préparation». (Attention: vous devrez peut-être renoncer au petit-déjeuner cuit pour une barre de puissance ou quelque chose du genre.)
Recadrez votre pensée.
Le gars ou la fille qui est en retard à la réunion est considéré comme désorganisé, au mieux, et irrespectueux, au pire. Mais avouons-le: la vérité est généralement une combinaison des deux. "Pensez-y de cette façon: Comment vous sentez- vous quand quelqu'un se présente tard à une réunion que vous avez organisée?" dit Gardner. Une fois que vous vous rendez compte que, votre retard fait ressentir la même chose aux autres, vous serez mieux équipé pour être ponctuel vous-même. De plus, «être à l'heure ne nous coûte pas d'argent», explique Gardner. " Et c'est entièrement sous notre contrôle."
14 Réalisez que «à la mode en retard» n'est pas une chose.
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Qui parmi nous n'a pas été obligé de dire à un inconnu du bar: "Oh, ce siège est pris", en attendant un rendez-vous pour quinze, vingt, trente minutes? «Les gens voient comme un mouvement de puissance, envoyant le message: 'Mon temps est plus précieux'», explique Gardner. "Mais tout cela accomplit est d'envoyer un signal rebutant que vous ne les appréciez pas autant." Il est difficile de rompre avec ce que l'on appelle la «mise en attente de la puissance», mais le fait est que tout le monde a un téléphone à la fine pointe de la technologie par satellite de nos jours; votre date sait ce que vous faites.
15 Abandonnez l'idée de «tout faire».
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"Il nous reste beaucoup de temps dans la journée pour atteindre nos objectifs, mais vous devez être avare de temps", explique Bregman. Si vous vous engagez trop, vous serez forcément en retard à plusieurs rendez-vous. "La vie est comme un buffet", explique Bregman. "Tu veux tout manger, mais tu ne peux pas. Tu n'as qu'un estomac."
Maintenant que vous êtes aussi ponctuel que possible, découvrez les 14 étapes pour conquérir les réunions d'affaires une fois pour toutes.
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Ari Notis Ari est rédactrice en chef, spécialisée dans les nouvelles et la culture.